[162] Event Management

Descrizione Breve

EVENT MANAGEMENT

La comunicazione integrata che accompagna il tuo evento prima, durante e dopo.

Event Management è il servizio di Roma Web Service S.r.l. pensato per aziende, associazioni, enti pubblici e privati che desiderano affiancare al proprio evento una comunicazione coordinata e professionale. Congressi, convegni, meeting aziendali, presentazioni, inaugurazioni, mostre, manifestazioni e altri eventi possono essere supportati attraverso grafiche personalizzate per social, messaggistica e stampa, video promozionali e una web app multipiattaforma dedicata, creando un unico progetto di comunicazione.

Il servizio può accompagnare l’evento dalla fase di promozione e invito fino alle comunicazioni con i partecipanti e alle attività successive. Nelle configurazioni più complete può comprendere anche la gestione dei contatti e l’invio dei contenuti secondo quantità e modalità concordate.

Quando prevista, la web app diventa il punto di riferimento digitale dell’evento: può raccogliere programma, informazioni, iscrizioni, aggiornamenti, fotografie, video, contatti e altri contenuti e dispone di un backoffice semplice e intuitivo. È accessibile da computer, smartphone e tablet, può essere installata come web app e associata a un dominio personalizzato. Su richiesta, Roma Web Service S.r.l. può inoltre valutarne la pubblicazione su Apple App Store e Google Play.

Le configurazioni Graphics, Web e Manage rappresentano differenti livelli di servizio, ma ogni progetto può essere personalizzato sulla base delle caratteristiche dell’evento. Per definire esigenze, servizi e preventivo è possibile prenotare un appuntamento con Roma Web Service S.r.l.. Possono inoltre essere sviluppati add-on, integrazioni, automazioni e soluzioni basate sull’intelligenza artificiale.

Descrizione Estesa

EVENT MANAGEMENT

La comunicazione integrata che accompagna il tuo evento prima, durante e dopo.

Dare all’evento una comunicazione unica e riconoscibile

Un evento non comincia quando si aprono le porte della sala e non termina quando l’ultimo partecipante va via. La comunicazione inizia prima, attraverso inviti, contenuti e promozione, accompagna il pubblico durante l’esperienza e può continuare successivamente attraverso fotografie, video, materiali e nuove occasioni di contatto.

Event Management è il servizio di Roma Web Service S.r.l. pensato per aziende, associazioni, enti pubblici e privati che desiderano affiancare all’organizzazione del proprio evento un progetto coordinato di comunicazione digitale e multicanale.

Può essere utilizzato per congressi, convegni, meeting aziendali, presentazioni e lanci, inaugurazioni, mostre, manifestazioni, eventi culturali, istituzionali o privati e per tutte quelle iniziative nelle quali sia importante costruire un rapporto efficace con il pubblico.

Prima dell’evento: creare attenzione e partecipazione

La comunicazione può iniziare molto prima della data dell’evento. Roma Web Service S.r.l. può sviluppare grafiche coordinate per social network, messaggistica e stampa, creando un’identità visiva riconoscibile da utilizzare nelle diverse fasi della promozione.

Inviti, locandine, immagini per i social, contenuti digitali e materiali destinati alla comunicazione diretta possono essere progettati all’interno dello stesso concept grafico.

La campagna può comprendere anche la realizzazione di video promozionali dell’evento, utilizzabili per presentare l’iniziativa, raccontarne i contenuti e favorirne la diffusione attraverso i canali scelti dall’organizzatore.

Una web app dedicata all’evento

Nelle configurazioni che la prevedono, Event Management comprende la realizzazione di una web app multipiattaforma dedicata all’evento.

La piattaforma può diventare il punto di riferimento digitale al quale indirizzare partecipanti e persone interessate, raccogliendo in un unico ambiente programma, informazioni organizzative, sede, mappe, iscrizioni, relatori o protagonisti, fotografie, video, documenti, news, aggiornamenti, contatti e altri contenuti pertinenti.

Un QR Code inserito su una locandina, un collegamento condiviso sui social o un messaggio inviato a un partecipante possono così condurre direttamente allo spazio digitale dell’evento.

La web app può essere utilizzata prima, durante e dopo l’iniziativa, evitando di disperdere informazioni e contenuti tra strumenti differenti.

Durante l’evento: informare e coinvolgere

La comunicazione digitale può accompagnare i partecipanti anche durante lo svolgimento dell’evento.

Aggiornamenti, variazioni di programma, contenuti multimediali, indicazioni organizzative e materiali possono essere pubblicati rapidamente e resi disponibili sui dispositivi degli utenti.

In relazione alle caratteristiche dell’iniziativa possono inoltre essere valutati moduli di partecipazione, survey, questionari, notifiche, raccolta di contributi, streaming, gallerie fotografiche, video e altri strumenti di interazione, trasformando la piattaforma in un supporto concreto all’esperienza fisica dell’evento.

Queste funzionalità vengono attivate quando previste dalla configurazione scelta o sviluppate come servizi aggiuntivi.

Dopo l’evento: continuare a comunicare

La conclusione dell’evento può diventare l’inizio di una nuova fase della comunicazione.

Fotografie, video, documenti, interventi, ringraziamenti e altri contenuti autorizzati possono continuare a essere disponibili attraverso la piattaforma, mantenendo vivo il rapporto con chi ha partecipato.

Per eventi periodici o ricorrenti, la web app può inoltre evolvere nel tempo e diventare un archivio delle diverse edizioni, permettendo di valorizzare progressivamente il patrimonio di contenuti prodotto.

Gestione dei contatti e invio dei contenuti

Nella configurazione più completa, Event Management può comprendere anche attività di gestione dei contatti e distribuzione dei contenuti, secondo quantità, modalità e canali concordati con il cliente.

Il servizio può supportare le comunicazioni relative a inviti, iscrizioni, aggiornamenti e altri momenti previsti dal progetto, affiancando alla produzione dei materiali un’attività organizzata di comunicazione con il pubblico individuato.

La raccolta e l’utilizzo dei dati, i consensi e le modalità di contatto vengono definiti in funzione del progetto e nel rispetto degli adempimenti applicabili.

Tre livelli di servizio

Event Management può essere configurato attraverso tre differenti livelli di intervento, che consentono al cliente di scegliere la soluzione più vicina alle proprie necessità.

La soluzione Graphics comprende la produzione delle grafiche personalizzate destinate ai diversi canali della campagna e dei video promozionali previsti.

La soluzione Web aggiunge una web app multipiattaforma dedicata all’evento, creando un ambiente digitale nel quale concentrare informazioni, contenuti e comunicazioni.

La soluzione Manage amplia ulteriormente il servizio comprendendo le attività concordate di gestione dei contatti e invio dei contenuti, offrendo un supporto più esteso alla comunicazione dell’iniziativa.

Durata, quantità dei materiali, numero di contatti e condizioni economiche sono quelli indicati nell’offerta commerciale relativa alla configurazione scelta.

Un backoffice semplice e intuitivo

Quando il progetto comprende la web app, viene fornito un backoffice di gestione semplice e intuitivo, utilizzabile anche senza competenze informatiche.

Il cliente può aggiornare il programma, pubblicare una comunicazione, modificare un’informazione, inserire fotografie e video, aggiungere documenti o aggiornare altri contenuti previsti dalla piattaforma senza intervenire sul codice.

In questo modo lo spazio digitale può seguire l’evoluzione dell’evento e rimanere aggiornato anche durante le diverse fasi organizzative.

Un’app che funziona anche come sito web

La piattaforma realizzata per Event Management è accessibile da computer, smartphone e tablet e può svolgere contemporaneamente la funzione di app e di sito web dell’evento.

Può essere installata sui dispositivi come web app, aprendosi attraverso un’icona, e su richiesta può essere associata a un dominio personalizzato.

L’organizzatore dispone quindi di un unico ambiente digitale da utilizzare nella comunicazione dell’iniziativa, senza dover necessariamente gestire separatamente un sito e un’app.

Pubblicazione negli store

Quando le caratteristiche e la durata dell’evento lo rendono opportuno, Roma Web Service S.r.l. può valutare anche la preparazione e la pubblicazione dell’app su Apple App Store e Google Play.

Il progetto può quindi partire come web app multipiattaforma e, quando esiste una reale utilità, estendere la propria distribuzione agli store ufficiali. Questo servizio viene valutato e quotato separatamente.

Un progetto personalizzato sulle caratteristiche dell’evento

Le configurazioni Graphics, Web e Manage rappresentano una base dalla quale partire, ma ogni evento ha pubblico, dimensioni, durata e obiettivi differenti.

Per questo Event Management può essere personalizzato modificando servizi, quantità dei materiali e strumenti previsti e aggiungendo nuove funzionalità.

Possono essere valutati sistemi di iscrizione, aree riservate, accrediti, notifiche push, survey, questionari, streaming, archivi multimediali, collegamenti con social network e calendari, database, CRM, automazioni e integrazioni tramite API.

Quando necessario, Roma Web Service S.r.l. può inoltre realizzare moduli dedicati attraverso HTML, CSS, JavaScript, PHP, database e codice personalizzato. Ogni estensione viene analizzata e quotata separatamente.

Intelligenza artificiale per informare e orientare i partecipanti

Per eventi particolarmente articolati, la web app può integrare un assistente basato sull’intelligenza artificiale configurato sui contenuti autorizzati dall’organizzatore.

Il partecipante potrebbe, ad esempio, chiedere informazioni sul programma, trovare rapidamente un’attività, conoscere orari e servizi, individuare un documento o ricevere indicazioni sui contenuti presenti nella piattaforma.

L’intelligenza artificiale può inoltre essere utilizzata per sviluppare strumenti specifici collegati alle esigenze dell’evento. Queste funzionalità rappresentano possibili evoluzioni del progetto e vengono valutate separatamente.

Costruiamo il progetto intorno al tuo evento

Event Management non è un prodotto rigido, ma un servizio di comunicazione modulare che può essere dimensionato in funzione dell’iniziativa.

È possibile prenotare un appuntamento con Roma Web Service S.r.l. per presentare l’evento, illustrarne caratteristiche e obiettivi e individuare insieme la configurazione più adatta.

Un evento da comunicare prima, vivere durante e ricordare dopo

Event Management permette di costruire intorno all’evento una comunicazione coerente, combinando creatività, contenuti, video e strumenti digitali in un unico progetto.

La configurazione scelta rappresenta il punto di partenza: ciò che servirà per rendere ogni evento realmente aderente agli obiettivi dell’organizzatore potrà essere progettato, sviluppato e integrato insieme a Roma Web Service S.r.l.