[166] Crisis Communication Services

Descrizione Breve

CRISIS COMMUNICATION SERVICES

La comunicazione coordinata per informare con chiarezza e tempestività nei momenti di crisi.

Crisis Communication Services è il servizio di Roma Web Service S.r.l. pensato per aziende, organizzazioni ed enti che devono gestire la comunicazione durante crisi reputazionali, eventi imprevisti, situazioni critiche o momenti nei quali sia necessario fornire rapidamente informazioni ufficiali e aggiornate. Il progetto può integrare grafiche personalizzate per social, messaggistica e stampa, due video e una web app multipiattaforma, creando una comunicazione coerente attraverso i diversi canali e uno spazio digitale nel quale pubblicare comunicati, aggiornamenti, documenti, FAQ e informazioni verificate.

Nelle configurazioni più complete il servizio può comprendere anche la gestione dei contatti e l’invio dei contenuti, secondo quantità, destinatari e modalità concordate. Quando prevista, la web app dispone di un backoffice semplice e intuitivo che permette alle persone autorizzate di aggiornare rapidamente informazioni e comunicazioni. È accessibile da computer, smartphone e tablet, può essere installata come web app e associata a un dominio personalizzato.

Le configurazioni Graphics, Web e Manage rappresentano differenti livelli di intervento, ma ogni progetto viene adattato alla natura della crisi, ai destinatari e alle esigenze dell’organizzazione. Per analizzare la situazione e richiedere una proposta personalizzata è possibile prenotare un appuntamento con Roma Web Service S.r.l.. Possono inoltre essere sviluppati strumenti dedicati, automazioni, sistemi di monitoraggio e soluzioni basate sull’intelligenza artificiale.

Descrizione Estesa

CRISIS COMMUNICATION SERVICES

La comunicazione coordinata per informare con chiarezza e tempestività nei momenti di crisi.

Quando comunicare bene diventa ancora più importante

Una crisi reputazionale, un evento imprevisto, un problema operativo o qualsiasi situazione capace di generare preoccupazione e attenzione pubblica può richiedere una comunicazione particolarmente rapida, chiara e coordinata.

In questi momenti è importante evitare che informazioni ufficiali, comunicati e aggiornamenti risultino dispersi tra canali differenti o vengano pubblicati senza una linea di comunicazione comune.

Crisis Communication Services è il servizio di Roma Web Service S.r.l. pensato per aziende, organizzazioni ed enti che desiderano predisporre strumenti digitali e contenuti per gestire la comunicazione durante una situazione critica, mantenendo riconoscibili le fonti ufficiali e facilitando l’accesso alle informazioni.

Una comunicazione visiva chiara e riconoscibile

Durante una crisi può essere necessario pubblicare comunicazioni in tempi brevi attraverso social network, messaggistica, siti web, stampa e altri canali.

Roma Web Service S.r.l. può realizzare grafiche personalizzate per social, messaggistica e stampa, mantenendo una linea visiva coerente tra i differenti materiali.

Comunicati, aggiornamenti, istruzioni, chiarimenti e altre informazioni possono così essere presentati attraverso formati facilmente riconoscibili, aiutando il pubblico a identificare i contenuti ufficiali diffusi dall’organizzazione.

Video per spiegare e aggiornare

Crisis Communication Services può comprendere la realizzazione di due video, utilizzabili per affrontare specifici momenti della comunicazione.

Il video può consentire all’azienda o all’organizzazione di spiegare direttamente una situazione, fornire un aggiornamento, illustrare le iniziative intraprese oppure comunicare attraverso la voce di un proprio rappresentante.

Contenuti e messaggi vengono definiti insieme al cliente, che mantiene la responsabilità delle informazioni e delle dichiarazioni diffuse.

Un punto ufficiale per tutte le informazioni

Nelle configurazioni che la prevedono, Crisis Communication Services comprende una web app multipiattaforma dedicata alla comunicazione della crisi.

La piattaforma può diventare il punto di riferimento ufficiale al quale indirizzare pubblico, clienti, dipendenti, stakeholder, media o altri destinatari interessati.

Può raccogliere comunicati ufficiali, aggiornamenti cronologici, FAQ, documenti, fotografie, video, contatti e indicazioni operative, permettendo agli utenti di verificare direttamente le informazioni pubblicate dall’organizzazione.

Social network, messaggi, comunicati stampa e QR Code possono rimandare allo stesso ambiente digitale, riducendo la frammentazione delle informazioni.

Aggiornamenti rapidi durante l’evoluzione della situazione

Una situazione critica può cambiare rapidamente e richiedere aggiornamenti successivi.

La piattaforma permette di pubblicare nuove informazioni e mantenere una cronologia ordinata delle comunicazioni, distinguendo chiaramente gli aggiornamenti più recenti da quelli precedenti.

Quando previsto dal progetto, possono inoltre essere integrate notifiche e altri strumenti per segnalare la pubblicazione di nuove comunicazioni.

In questo modo la web app non sostituisce gli altri canali utilizzati dall’organizzazione, ma diventa il luogo centrale nel quale raccogliere e rendere consultabili le informazioni ufficiali.

Gestione dei contatti e distribuzione dei contenuti

Nella configurazione più completa, Crisis Communication Services può comprendere attività di gestione dei contatti e invio dei contenuti, secondo quantità, destinatari, modalità e canali concordati con il cliente.

L’organizzazione può così affiancare alla pubblicazione pubblica anche comunicazioni rivolte a specifici gruppi di destinatari, quando necessario.

La disponibilità dei contatti, le autorizzazioni al loro utilizzo, le informative e le modalità di comunicazione vengono definite sulla base della situazione e nel rispetto della normativa applicabile.

Tre livelli di servizio

Crisis Communication Services può essere configurato attraverso tre differenti livelli di intervento.

La soluzione Graphics comprende la realizzazione delle grafiche personalizzate per social, messaggistica e stampa e dei due video previsti.

La soluzione Web aggiunge una web app multipiattaforma dedicata, creando un punto ufficiale nel quale concentrare comunicati, aggiornamenti, documenti e informazioni.

La soluzione Manage amplia ulteriormente il progetto includendo le attività concordate di gestione dei contatti e distribuzione dei contenuti, offrendo un supporto più esteso alla diffusione delle comunicazioni.

Durata, quantità dei materiali, numero dei contatti e condizioni economiche sono quelli indicati nell’offerta commerciale relativa alla configurazione scelta.

Un backoffice semplice e intuitivo

Quando il progetto comprende la web app, viene fornito un backoffice semplice e intuitivo, utilizzabile dalle persone autorizzate anche senza competenze informatiche.

È possibile pubblicare un comunicato, aggiornare una FAQ, inserire un documento, modificare un’informazione, caricare fotografie o video e pubblicare un nuovo aggiornamento senza intervenire sul codice.

In una situazione nella quale i tempi possono essere importanti, questo consente all’organizzazione di mantenere autonomamente aggiornato il proprio canale digitale ufficiale.

Un’app che funziona anche come sito web

La piattaforma è accessibile da computer, smartphone e tablet e può svolgere contemporaneamente la funzione di web app e di sito dedicato alla comunicazione.

Può essere installata sui dispositivi attraverso un’icona e, su richiesta, essere associata a un dominio personalizzato.

Gli stessi contenuti vengono gestiti attraverso un unico backoffice e risultano immediatamente consultabili sui diversi dispositivi.

Pubblicazione negli store

Quando la natura e la durata della situazione lo rendono realmente utile, Roma Web Service S.r.l. può valutare anche la preparazione e la pubblicazione dell’app su Apple App Store e Google Play.

In molti casi la web app consente di essere operativi più rapidamente, mentre la distribuzione attraverso gli store può essere valutata per progetti di maggiore durata o piattaforme destinate a rimanere attive nel tempo. L’eventuale servizio viene analizzato e quotato separatamente.

Una soluzione costruita sulla specifica situazione

Non esistono due crisi identiche. Un problema reputazionale richiede strumenti differenti rispetto a un’interruzione di servizio, a un evento aziendale critico o a una situazione che coinvolge clienti, dipendenti o altri stakeholder.

Per questo le configurazioni Graphics, Web e Manage rappresentano una base di partenza e Crisis Communication Services può essere personalizzato in funzione della situazione e dell’organizzazione.

Possono essere valutati aree riservate, notifiche, FAQ dinamiche, moduli di contatto, archivi documentali, newsletter, collegamenti con social network, sistemi di monitoraggio, database, CRM, piattaforme di automazione e API.

Quando necessario, Roma Web Service S.r.l. può inoltre sviluppare moduli dedicati attraverso HTML, CSS, JavaScript, PHP, database e codice personalizzato. Ogni estensione viene analizzata e quotata separatamente.

Intelligenza artificiale per facilitare l’accesso alle informazioni

Quando appropriato, la piattaforma può integrare un assistente informativo basato sull’intelligenza artificiale, configurato esclusivamente sulle informazioni e sui documenti autorizzati dall’organizzazione.

L’utente potrebbe chiedere quale sia l’ultimo aggiornamento disponibile, trovare rapidamente un comunicato, consultare una FAQ o individuare le indicazioni ufficiali relative alla situazione.

In un contesto delicato come quello della comunicazione di crisi, l’assistente deve operare esclusivamente come strumento di consultazione dei contenuti approvati, senza sostituire i responsabili della comunicazione e senza formulare autonomamente posizioni, dichiarazioni o informazioni non validate dal cliente.

Un progetto da preparare prima o attivare quando serve

Gli strumenti di Crisis Communication Services possono essere progettati durante una situazione critica, ma possono anche essere predisposti preventivamente, definendo struttura, identità grafica, ruoli, canali e procedure da utilizzare qualora si presenti la necessità.

È possibile prenotare un appuntamento con Roma Web Service S.r.l. per analizzare le esigenze dell’organizzazione, individuare gli strumenti necessari e richiedere un preventivo personalizzato.

Un punto fermo quando la comunicazione diventa critica

Crisis Communication Services permette di riunire grafica, video, web app e distribuzione dei contenuti all’interno di un progetto coordinato, aiutando l’organizzazione a mantenere ordinata e riconoscibile la propria comunicazione nei momenti più delicati.

La configurazione scelta rappresenta il punto di partenza; gli strumenti necessari per affrontare le specifiche esigenze comunicative potranno essere progettati, sviluppati e integrati insieme a Roma Web Service S.r.l.