[207] DocuWeb

DOCUWEB
La piattaforma digitale per creare documenti personalizzati attraverso percorsi guidati.

Dalle informazioni al documento, attraverso un percorso semplice e guidato
DocuWeb è una piattaforma web progettata per aziende, professionisti, associazioni ed enti che desiderano predisporre documenti strutturati senza partire ogni volta da un modello vuoto. L’utente viene accompagnato attraverso un percorso composto da domande, campi, opzioni e sezioni successive e inserisce soltanto le informazioni necessarie. La compilazione è organizzata in passaggi tematici, rendendo più semplice comprendere quali dati fornire e a quale parte del documento saranno destinati. Il percorso può essere dinamico: domande, approfondimenti e sezioni possono cambiare in funzione delle risposte precedenti, evitando di richiedere informazioni non pertinenti. Durante la compilazione è possibile visualizzare un’anteprima, mentre il salvataggio della bozza consente di interrompere il lavoro e riprenderlo successivamente. Prima della generazione viene presentato un riepilogo delle informazioni inserite, offrendo all’utente la possibilità di effettuare un ultimo controllo.

Documenti personalizzati costruiti sulla base delle risposte
Al termine del percorso, DocuWeb utilizza i dati e le opzioni selezionate per comporre automaticamente il documento, includendo le sezioni pertinenti ed escludendo quelle che non risultano applicabili. Il risultato è un documento organizzato con titoli, sezioni, contenuti personalizzati, riferimenti e data di aggiornamento coerenti con le informazioni dichiarate dall’utente. Il sistema può inoltre evidenziare determinate condizioni che richiedono particolare attenzione o per le quali può essere opportuna una verifica specialistica. Il documento generato può essere scaricato in un formato compatibile con Microsoft Word oppure stampato e salvato in PDF attraverso il browser. DocuWeb non è quindi un semplice archivio di fac-simile: domande, regole e contenuti lavorano insieme per trasformare le informazioni fornite dall’utente in un documento costruito sulla sua specifica situazione.

Un catalogo di modelli che può crescere nel tempo
La piattaforma è progettata per ospitare modelli documentali differenti, ciascuno dotato del proprio questionario, delle proprie regole di composizione e delle sezioni necessarie alla generazione del documento. I modelli possono essere gestiti attraverso differenti versioni e classificati come bozze, in revisione, approvati o archiviati, mantenendo separati i contenuti in preparazione da quelli validati. Il primo modello disponibile è dedicato alla predisposizione della Privacy Policy per siti web e raccoglie informazioni sul titolare, sul dominio, sulla tipologia del sito, sui servizi utilizzati e sui trattamenti dichiarati. Il percorso può considerare moduli di contatto, newsletter, account riservati, vendite e pagamenti online, analytics, mappe, video incorporati, social, sistemi antispam, hosting e altri elementi previsti dal modello, componendo le sezioni pertinenti sulla base delle risposte. I documenti generati dalla piattaforma devono comunque essere verificati e adattati alla specifica situazione dell’utente e, quando necessario, sottoposti alla valutazione di un professionista competente.

Area personale, ruoli e gestione dei modelli
Gli utenti possono accedere a una dashboard personale dalla quale consultare i modelli disponibili, iniziare nuove compilazioni e, secondo le funzionalità previste, gestire bozze e documenti prodotti. La piattaforma distingue differenti ruoli, creando ambienti e funzioni specifiche per utenti finali, redattori e amministratori. Questa organizzazione permette di separare chi utilizza i modelli per generare documenti da chi si occupa della loro preparazione, revisione e gestione. L’architettura prevede inoltre il supporto multilingua, sia per l’interfaccia sia per i modelli documentali, con basi predisposte per italiano, inglese e spagnolo. DocuWeb può essere utilizzato direttamente attraverso il web oppure integrato all’interno di applicazioni e altri ambienti digitali compatibili, permettendo di inserire la generazione documentale all’interno di servizi più articolati.

Una piattaforma documentale pronta ad ampliarsi
DocuWeb nasce come sistema estendibile: nuovi modelli possono essere progressivamente aggiunti per rispondere a esigenze legate alla privacy, alla gestione aziendale, ai rapporti professionali, alle procedure interne e ad altri ambiti nei quali informazioni strutturate devono essere trasformate in documenti personalizzati. Ogni nuovo modello può avere domande, logiche, condizioni e contenuti differenti, permettendo alla piattaforma di evolvere senza modificare il principio di funzionamento. L’obiettivo è rendere più semplice un processo che normalmente richiede di cercare un fac-simile, individuare le parti da modificare e intervenire manualmente sul documento. Con DocuWeb l’utente non parte dal documento: parte dalle domande. È la piattaforma a utilizzare le risposte per costruire, passo dopo passo, il documento di cui ha bisogno.